Privacybeleid Zorg & Cijfers

1. Wie zijn wij?

Zorg & Cijfers is gespecialiseerd in financiële dienstverlening voor zorgondernemers. Wij ondersteunen onder andere bij administratie, belastingzaken, financiële inzichten, strategisch advies en bedrijfsvoering.

Wanneer je gebruikmaakt van onze website of diensten, verwerken wij mogelijk persoonsgegevens. Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via de contactgegevens op onze website.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact of de dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens zoals:

Contact- en identificatiegegevens

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Factuurgegevens
• KvK-nummer
• BTW-nummer

Financiële en zakelijke gegevens:

• Administratieve documenten
• Boekhoudkundige gegevens
• Facturen
• Bankgegevens
• Jaarcijfers
• Belastinginformatie
• Omzet- en kosteninformatie
• Financiële rapportages
• Prognoses en bedrijfsinformatie

Website- en gebruiksgegevens

• IP-adres
• Browsertype
• Apparaatgegevens
• Bezochte pagina’s
• Klikgedrag
• Tijdstip en duur van websitebezoek

Communicatiegegevens

• E-mails
• Contactaanvragen
• Offerte-aanvragen
• Gegevens uit gesprekken of afspraken

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze dienstverlening goed uit te voeren.

Dit doen wij onder andere voor:

• Het beantwoorden van vragen
• Het opstellen van offertes
• Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden
• Boekhouding en financiële verwerking
• Belastingadvies en fiscale begeleiding
• Strategisch financieel advies
• Rapportages en managementinformatie
• Facturatie en betalingen
• Klantbeheer
• Wettelijke verplichtingen
• Verbetering van onze website en dienstverlening
• Verzenden van relevante informatie of updates

4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Volgens de AVG verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer wij werkzaamheden uitvoeren voor klanten.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor fiscale administratie, bewaarplichten of boekhoudkundige verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Voor bedrijfsvoering, beveiliging, communicatie en verbetering van onze dienstverlening.

Toestemming

Wanneer je bijvoorbeeld een formulier invult, cookies accepteert of vrijwillig informatie verstrekt.

5. Bijzondere persoonsgegevens

Zorg & Cijfers verwerkt in principe geen medische persoonsgegevens van patiënten. Wij richten ons op financiële dienstverlening voor zorgondernemers. Als in uitzonderlijke situaties vertrouwelijke of gevoelige gegevens worden gedeeld, behandelen wij deze strikt vertrouwelijk en volgens passende beveiligingsmaatregelen.

6. Klantdossiers en vertrouwelijke informatie

Voor onze dienstverlening bouwen wij soms klantdossiers op. Deze kunnen bestaan uit financiële documenten, communicatie, contracten en relevante bedrijfsinformatie. Wij behandelen deze gegevens vertrouwelijk. Alleen medewerkers of betrokken partners die toegang nodig hebben voor uitvoering van werkzaamheden krijgen toegang.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

In sommige gevallen gelden wettelijke bewaartermijnen.

Voorbeelden:

• Financiële administratie: meestal 7 jaar
• Facturen en fiscale documenten: volgens wettelijke bewaarplicht
• Contactaanvragen: zolang nodig voor opvolging
• Offerte-aanvragen: zolang relevant voor communicatie
• Marketinggegevens: totdat bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken

8. Delen wij gegevens met derden?

Soms werken wij samen met externe partijen die ons ondersteunen bij dienstverlening.

Denk aan:

• Boekhoudsoftware
• CRM-systemen
• Hostingpartijen
• E-mailproviders
• Cloudopslag
• IT-beveiliging
• Websitebeheer
• Betaalproviders
• Externe adviseurs of specialisten wanneer dit nodig is

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is, contractueel is vastgelegd of wettelijk verplicht is.

Met verwerkers sluiten wij, waar nodig, verwerkersovereenkomsten.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Denk aan:

• Beveiligde systemen
• Wachtwoordbeheer
• Toegangsbeperking
• Versleutelde verbindingen (SSL)
• Back-ups
• Software-updates
• Monitoring en beveiliging van digitale omgevingen

10. Cookies en websitegebruik

Onze website kan cookies gebruiken om de website goed te laten functioneren en om gebruik te analyseren.

Cookies helpen bijvoorbeeld bij:

• Basisfunctionaliteiten
• Beveiliging
• Website-analyse
• Verbetering van gebruikerservaring

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij, waar nodig, toestemming.

Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

11. Nieuwsbrieven en communicatie

Wanneer je contact opneemt, een aanvraag doet of je aanmeldt voor updates, kunnen wij je relevante informatie sturen. Je kunt je op elk moment uitschrijven of bezwaar maken tegen marketingcommunicatie.

12. Internationale doorgifte

In sommige gevallen werken externe softwareleveranciers of systemen buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden verwerkt, zorgen wij voor passende beveiligingsmaatregelen volgens de AVG.

13. Jouw rechten

Je hebt rechten rondom jouw persoonsgegevens.

Je kunt onder andere vragen om:

• Inzage
• Correctie
• Verwijdering
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking
• Gegevensoverdracht
• Intrekken van toestemming

Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en reageren binnen de wettelijke termijn.

14. Datalekken

Bij een beveiligingsincident of datalek handelen wij volgens de geldende AVG-richtlijnen. Als dit nodig is, melden wij dit bij de relevante toezichthouder en betrokkenen.

15. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich op ondernemers en zakelijke relaties. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wetgeving, systemen of dienstverlening kunnen veranderen. Daarom kunnen wij dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

17. Klachten of vragen

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens op onze website. Ben je niet tevreden over de afhandeling? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.